Nav effektiviserer tiltaksmidlene med Oracle EPM levert av Antire

Nav tilbyr en bred portefølje av arbeidsmarkedstiltak. Formålet med de fleste tiltakene er på ulike måter å få flere som har havnet utenfor arbeidslivet tilbake i fast arbeid, eller beholde nåværende arbeid. Undersøkelser viser at tiltakene styrker muligheten for å komme tilbake i arbeidslivet. Tiltakene er dermed samfunnsøkonomisk lønnsomme. Mellom 10–12 milliarder kroner budsjetteres årlig til arbeidsmarkedstiltak i Nav som skal ivareta den enkeltes brukers behov på arbeidsmarkedet.

Tiltaksmilliardene blir fordelt fylkesvis. Tidligere var det mer krevende å få en god oversikt over hvilke tiltak som er satt i gang, hvor mye penger som er brukt, hvilke tiltak som har vært en suksess og så videre. Videre var det ressurskrevende få en helhetlig totaloversikt i sanntid.

– Det var derfor behov for et verktøy som ga oss bedre oversikt og styring over tiltaksmidlene, både på detaljnivå og på overordnet nivå, sier Ahmed Likke, seniorrådgiver i Arbeids- og tjenesteavdelingen. 

Totalt jobber det cirka 200 personer i Nav med tiltaksøkonomi fordelt på Nav-kontor, fylkeskontor og på Arbeids- og velferdsdirektoratet. 

Fra regneark til fremtidsrettet skyløsning

Ved hjelp av skyplattformen Oracle Cloud Enterprise Performance Management (EPM), levert av Antire, har Nav fått et nytt verktøy som gir bedre oversikt, styring og kontroll over midlene som tildeles til arbeidsmarkedstiltak. 

Før innføringen av EPM var styringen av tiltaksøkonomien basert på manuelle prosesser, hovedsakelig gjennom bruk av Microsoft Excel-regneark og epost-korrespondanse. Arbeids- og velferdsdirektoratet har utarbeidet en rapporteringsmal i Excel der fylkene manuelt har lagt inn aktiviteter og kroneforbruk, men fylkene har hatt ulike rutiner for budsjettering og rapportering. Den gamle prosessen hadde flere ulemper:

• Usikkerhet rundt data og datakvalitet

• Avhengig av enkeltpersoner for å få innsikt i og forstå data

• Vanskelig å få tilgang til informasjon 

• Tungvint å samhandle og dele data på tvers av hele tiltaksøkonomiområdet

• Tidkrevende å samle inn og kvalitetssikre data

• Mange mulige feilkilder

– Dette har vært et klassisk digitaliseringsprosjekt der vi har erstattet hundrevis av regneark og manuelle prosesser med et datasystem, forteller Ahmed Likke i Nav. 

Oracle EPM er en plattform med integrerte applikasjoner utviklet for å hjelpe virksomheter med økonomisk planlegging, budsjettering, prognoser og rapportering. Den gjør det mulig for bedrifter å effektivisere sine finansielle prosesser og ta bedre beslutninger. EPM gir en enhetlig brukeropplevelse og forenkler administrasjon på tvers av ulike forretningsområder og funksjoner.

Transparens og effektivitet med Oracle EPM

Ved å ta i bruk Oracle EPM fikk Nav et kraftfullt verktøy som sikrer en helhetlig oversikt over tiltaksøkonomien. Nå kan man enkelt følge med på hvilke tiltak som er iverksatt, hvor mye penger som er brukt, og hvor effektivt midlene blir utnyttet. Løsningen gir Nav i praksis sanntidsdata som gjør det mulig å reagere raskt på avvik og omfordele midler etter behov. I tillegg sikrer Oracle EPM datakvaliteten.

Antire ble valgt som teknologipartner på grunn av erfaringen med liknende digitaliseringsprosjekter, i tillegg til solid kompetanse på dataanalyse og Oracle-teknologi.

– En av de største fordelene er tidsbesparelsen. Ansatte som tidligere brukte mye tid på manuelle oppgaver, kan nå fokusere mer på analyse og beslutningsstøtte. Dette gir mulighet for å jobbe mer strategisk med hvilke tiltak som gir best effekt, sier Likke og fortsetter: – Det er helt umulig å sammenligne dagens EPM-løsning med prosessene og systemene vi hadde før. Med EPM får alle enkelt et totalbilde av tiltaksøkonomien og finner fort frem til nøkkeltallene de trenger. Vi får også en bedre oversikt over plassene som brukes. Det betyr at flere kommer på tiltak. 

Likke trekker også frem at EPM-løsningen gir bedre overblikk over historiske data og gir løpende oppdatering på status ukentlig fremfor månedlig som var før EPM-løsning. 

– Med EPM kan vi jobbe mer strategisk. Med bedre datakvalitet får vi bedre oversikt over brukerne våre, hva de trenger og hvilke tiltak som virker best og hvorfor. Med raskere oppdaterte tall kan vi ta raskere avgjørelser og være trygge på at vi kan si ja til å sette igang tiltak. Nav er tydelige på at det skal være tilgjengelig ressursramme før iverksettelse av tiltak, tilføyer Likke. 

Fleksibilitet for politiske endringer

En annen kritisk faktor for Nav er fleksibiliteten i systemet. Regjeringens prioriteringer endres hyppig. Det betyr at tiltaksmidlene skal brukes annerledes enn tidligere. Da må Nav i løpet av noen uker legge tilrette  for dette. Oracle EPM gir denne fleksibiliteten, og Antire har forpliktet seg til å tilby løpende støtte. Det gir Nav trygghet i en hverdag hvor raske omstillinger er normen.

– Det er veldig viktig for oss å ha et system som kan tilpasses stadige endringer. Med Oracle EPM kan vi raskt ta inn nye tiltaksområder når det kommer politiske endringer, sier Likke. 

 Han understreker hvor avgjørende det har vært å ha Antire som partner i denne prosessen.

– Antire er tilgjengelig 24/7 og det er aldri vanskelig å få hjelp uansett om det er store endringer eller små som må gjøres. Det er en veldig trygghet å ha Antire i ryggen.

Innføringen av Oracle EPM har allerede gitt klare resultater. Nav har fått bedre kontroll over økonomien i tiltaksområdet, og ansatte har fått frigjort tid som nå kan brukes på å analysere og forbedre tiltakene. Med sanntidsinnsikt og pålitelige data kan Nav gjøre tryggere beslutninger og sikre at tiltaksmidlene utnyttes best mulig.

– Det er veldig vanskelig å designe en god EPM-løsning. Som partner er vi veldig avhengig av at de som er i og kan forretningen, at brukere og leverandør forstår hverandre. I dette prosjektet har vi vært veldig heldige for grunnlaget – regnearkene – var på plass. Prosessene var kjente og man visste hvor man ville, sier Kåre Søyland, leder for AI og teknologi i Antire.

Navs tiltaksøkonomiavdeling står nå bedre rustet til å møte fremtidens utfordringer, samtidig som de leverer bedre tjenester til brukerne og forvalter offentlige midler mer effektivt. Fremover er det også planer om å utnytte AI-funksjonaliteten som er på vei inn i Oracle Cloud.